Praxisoptimierung

Start für den Sektoralen Heilpraktiker in der Ergotherapie

Eine Möglichkeit zur Versorgung der Patienten ohne ärztliche Verordnung ist der #sektoraleHeilpraktiker. Dies ist der erste Schritt zum Direktzugang, für den sich die Verbände der Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie glücklicherweise einsetzen.

Heilpraktiker sind Heilkunde ausübende Personen, die über keine Approbation verfügen. Wird diese Heilpraktik nur in einer Fachrichtung ausgeübt, ist die Rede vom sektoralen Heilpraktiker. Bisher konnten dies nur wenige Professionen beim örtlichen Gesundheitsamt einfordern. Die Physiotherapie profitierte schon länger davon, jedoch wurde der Logopädie und Ergotherapie diese Möglichkeit zunächst ausgeschlagen. Nachdem 2020 auch die Logopäden fachbezogen die Erlaubnis zur Heilkundeausübung bekamen, rücken nach einem aktuellen Urteil nun die Ergotherapeuten nach. (1.11.23, BverwG 3B 32.22 ).

Heilmittelerbringer verfügen über einen riesengroßen Wissensschatz, was den menschlichen Körper betrifft. Wir lernen, den Körper aus allen Facetten zu betrachten und geraten dadurch nicht in die Falle, ein Körperteil isoliert zu betrachten. Leider wird Therapeuten und Therapeutinnen politisch nicht die volle Handlungsfreiheit eingeräumt, um Bewegungsstörungen als Erstbetrachter medizinisch zu beurteilen. Therapierenden wird entsprechend aberkannt, die Grenzen unserer Handlungsfähigkeit zu erkennen und ärztliches Personal zu konsultieren. Der Weg über den sektoralen Heilpraktiker sollte genutzt werden, um Verordnungen für medizinisch indizierte Therapien erstellen zu dürfen. Therapierende machen sich handlungsfähiger und unabhängig von der üblichen Behandlungshierarchie.

Ist es noch zeitgemäß, Fachpersonal seine Kompetenz abzusprechen, wenn 30 % der Hausärzte über 60 Jahre sind und aus der Patientenbetreuung ausscheiden? Auch mit Telemedizin, Altersteilzeit etc. kann dieser Status nicht aufgefangen werden und es bedarf der multidisziplinären Zusammenarbeit.

Muss ich Umsatzsteuer leisten?

Wenn die Behandlungen medizinisch indiziert sind, muss keine Umsatzsteuer geleistet werden. Die Beurteilung dessen erfolgt durch Arzt oder Heilpraktiker (auch sektorale Heilpraktiker). Die Befreiung wird jedoch von Finanzverwaltung zu Finanzverwaltung unterschiedlich ausgelegt. Sicherheit bekommt, wer in direkte Rücksprache mit der zuständigen Verwaltung geht.

An welche Zielgruppe richten sich Leistungen der sektoralen Heilpraktiker?

Der sektorale Heilpraktiker kann den medizinischen Bedarf einer Leistung verordnen. Diese Verordnungen werden jedoch von den gesetzlichen Krankenkassen nicht angenommen. Die Kassenpatienten haben die Möglichkeit, diese Leistungen als Selbstzahler zu übernehmen.

Was muss in den Behandlungsvertrag?

Der Behandlungsvertrag ist genauso aufgebaut wie der übliche Behandlungsvertrag in der Ergotherapie, Physiotherapie oder Podologie. Anders als üblich wird die Leistung nicht auf eine Behandlungsform reduziert und entsprechend kann keine Gesamtsumme festgehalten werden. Die Honorarvereinbarung kann zunächst für die Untersuchung festgelegt werden und nachfolgende Honorarvereinbarungen schließen sich dieser Untersuchung an.

Die Höhe des Honorars findet sich in ihrem Behandlungsvertrag. Diese orientiert sich am Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker und wird durch verschiedene weitere Faktoren beeinflusst, wie der Art der zu erbringenden Leistung sowie regionalen und praxisbezogenen Standards. Die Honorarvereinbarung ist schriftlich festzuhalten, um jegliche Missverständnisse auszuschließen.

Welche Pflichten gelten für mich?

Wer als sektoraler Heilpraktiker abrechnet muss die Positionen Beratung, Untersuchung und Behandlungsplan anführen. Werden diese Abrechnungspositionen nicht berücksichtigt, kann die Zahlung verweigert werden. Der Therapierende begibt sich außerdem in ein Haftungsrisiko, da er die Vollständigkeit der Behandlung nicht darstellt. Entsprechend muss die Dokumentation der Behandlung diese Positionen enthalten und insgesamt deutlich umfangreicher sein als die übliche Befundung und Dokumentation. Dokumentieren sie alle Behandlungsdaten, Maßnahmen und Besonderheiten.

Wer darf den sektoralen Heilpraktiker ausüben?

In der Heilmittelbranche: Ergotherapeuten, Physiotherapeuten, Logopäden und Podologen
Mindestens 25 Jahre alt
Polizeiliches Führungszeugnis und gesundheitliche Eignung (ärztlich attestiert)
Vier Jahre Berufserfahrung
Nachweise eine Fortbildung zum Sektoralen Heilpraktiker:
- Nachweis über Diagnostikkenntnisse (Warnzeichen erkennen)
- Gesetzes- und Berufskundliche Kenntnisse

Willst du mehr über Selbstzahlerleistungen lernen, die dir Helfen deine Praxisstrukturen zu verbessern, dann lade ich dich zu meiner Fortbildung „Praxisentwicklung“ ein. Gemeinsam mit Physio Deutschland bieten wir eine Workshopreihe an, in der du Schritt für Schritt deine unternehmerischen Kenntnisse erweiterst.

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Neue Freude am alten Job

Job Crafting in der Heilmitteltherapie

Im Job Crafting geht es darum, die persönliche Arbeitsrolle so anzupassen, dass die eigenen Aufgabenbündel motivierender wirken. Dadurch können praxiseigenen Anforderungen gerechter erfüllt werden.

In der Regel werden herausfordernde Aufgaben hinzugezogen und belastende Aufgaben reduziert. Bei dem Job Crafting verhält es sich ähnlich wie bei anderen Konstrukten aus Psychologie und Betriebswirtschaftslehre. Wie das psychologische Empowerment oder der Stakeholder Ansatz der Unternehmensführung zeigen, müssen die Führungskräfte beziehungsweise die Praxisinhabenden ebenfalls den Beschäftigten die Möglichkeiten schaffen, neue Wege zu erproben. Es muss sichergestellt werden, dass Aufgaben fair und ressourcenorientiert aufgeteilt sind. Gleichzeitig dürfen Teamdynamiken, sowohl positive als auch negative, nicht unberücksichtigt bleiben. Kurzfristig können Gewinne zurückgehen, jedoch steigern sich diese langfristig aufgrund positiver Imageeffekte auf das Team und die direkte Praxisumgebung.

Wie kann man Job Crafting in der Therapiepraxis einbinden?

Aufgabenanpassung (Physische Komponente): Belastende Aufgaben in ein stimmiges Verhältnis zu herausfordernden Aufgaben setzen: Bitte darum nur eine bestimmte Menge anspruchsvoller Patienten zu bekommen und übernehme dafür andere Aufgaben, die andere entlasten.
Umgebung gestalten (Soziale Komponente): Es muss nicht jeder Kollege mit jedem Kollegen funktionieren. Die Zusammenarbeit mit passenden Kollegen wird forcieren: Tausche Co-Therapien mit Kollegen, die Energie geben und suche die Verbindung zu anderen Therapeuten und Therapeutinnen
Mindset überdenken (Kognitive Komponente): Die persönliche Sicht auf die Arbeit muss positiv empfunden werden. Hebe Aspekte hervor, die die Arbeit motivierend gestaltet: Überlege, warum du dich vor vielen Jahren für die Arbeit entschieden hast. Sind diese Ziele noch da oder findest du neue Aspekte deiner Arbeit die dich motivieren.

Die selbstbestimmte Gestaltung der Arbeit dient schlussendlich den Bedürfnissen und Wünschen der Mitarbeitenden. Es können messbare positive Einflüsse auf die Arbeitszufriedenheit und die Arbeitsleistung festgestellt werden, sodass die Einbindung autonomer Arbeitsgestaltung durchaus berechtigt ist (Rudolph et al., 2017). Dennoch darf der Erhalt eines selbstbestimmten Systems nicht auf Kosten dieses Systems gehen (Schermuly, 2021). Die individuellen Ziele des Unternehmens müssen sich in einer Waage mit den Zielen der Mitarbeitenden halten. Wie auch beim Stakeholder Ansatz lässt sich feststellen, dass die Bedürfnisbefriedigung der einen Gruppe, die der anderen Gruppen nicht ausschließt, sondern bedingen kann. Zufriedene und leistungsfähige Mitarbeitende fördern eine gesunde und leistungsstarke Praxis.

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Warteliste- Hilfreich oder Abschreckend?

Jeder Mensch wartet im Laufe seines Lebens etwa ein bis zwei Jahre auf etwas. Dabei ist es nicht immer leicht, die Geduld zu bewahren. Die Fähigkeit warten zu können, ist von Mensch zu Mensch unterschiedlich und entwickelt sich ab dem Schulkindalter. Wenn wir an übliche Praxissituationen denken, fallen jedem ungeduldige Wartende ein, die das Grundschulalter selbstverständlich hinter sich gelassen haben. Die Fähigkeit des Wartens wird nämlich nicht nur vom Alter beeinflusst, sondern auch von der eigenen Impulskontrolle und Prägung. Erwachsene können in der Regel die Empfindungen, die mit Warten einhergehen besser verbergen, allerdings spielen in der üblichen Praxissituation verschiedene Faktoren mit hinein, die die Impulskontrolle schmälern. Insbesondere ist hier der Faktor des Gemütszustandes oder seelischen Verfassung zu nennen.

Die PatentInnen kommen mit einem aktuellen Befund, das heißt sie sind ungeduldiger als in beschwerdefreien Zeiten.

Beim Erstbesuch eines potentiellen Patienten oder Patientin können häufig keine zeitnahen Termine angeboten werden. Viele Praxisinhaber und -Inhaberinnen arbeiten mit Wartelisten, um den PatientInnen irgendetwas anbieten zu können. Eine Warteliste ist so aufgebaut, dass die Person, die als erstes auf der Liste steht den nächsten freien Therapieplatz bekommt, jedoch beginnt man am Ende der Liste. Es ist unbekannt, wann man an die erste Stelle rückt: „first come, first served“ Es gibt keine Rangunterschiede, sondern ein soziales Prinzip von Gerechtigkeit.

Wie zielführend ist eine Warteliste aus psychologischer Sicht ist?

Warten ist ein Zustand, der selten wertneutral ist. Er ist emotional behaftet und geht mit Hoffnung und Furcht einher. Die Wartenden können nicht alle ohne Rangreihung betrachten werden, da beispielsweise ein akuter Lymphstau, einem Kräftigungsprogramm vorgezogen werden sollte. Jedoch müsste aus dem sozialen Prinzip heraus festgehalten werden, welcher Schweregrad aus welcher Perspektive nun Vorrang hätte. Aus der Sicht des Wartenden löst längeres Warten mehr Unzufriedenheit aus auch, insbesondere wenn die Person nicht weiß, ob es sozial gerecht vorgeht. Mit zunehmenden Zeitverlauf wird die wartende Person aktiv nach einer anderen Lösung suchen. Ist der erste Platz auf der Warteliste erreicht, wird dieser nicht mehr benötigt. Die Empfangskraft wird nun die nächsten fünf Telefonnummern raussuchen, um den feien Platz zu vergeben. Um Fairness zu bewahren, wird die Person, die ganz aktuell ein neues Rezept eingereicht hat, ans Ende der Warteliste gesetzt. Auch diese mit Hoffnung und Furcht, um einen herbeigesehnten Termin.

Für die Empfangskraft ist das stringente Einhalten der Warteliste ein enormer Aufwand, der mit vielen Nachfragen und Beschwerden einhergeht. Nicht zu vergessen, dass das Rezept eines Kassenpatienten in dieser Zeit erneuert werden müsste und weiteren Arbeitsaufwand für alle Betroffenen entsteht.

Aus Sicht des Patienten oder der Patientin ist die Gefahr Unzufriedenheit auszulösen recht hoch, da die Wartezeit nicht determiniert werden kann, der Leidensdruck eventuell zunimmt und das Warten als Solches als Form der Machtausübung wahrgenommen werden kann – der Praxisinhaber stehe demnach über der wartenden Person. Zum Einen ist das Ziel der Warteliste Gerechtigkeit herzustellen und zum Anderen darf Therapieverhältnis nicht vor der ersten Einheit gefährdet werden. – Über- oder Unterstellungsverhältnissen sind nicht hilfreich.

Es ist zu beachten, dass der Mensch in unsicheren Situationen ein Gefühl der Kontrolle behalten möchte, welches in der Situation zwangsläufig gefährdet ist. Ziel sollte es sein, das Gefühl der Kontrolle wieder zu geben und die Unsicherheit zu reduzieren.

Was kann man tun, um ethisch fair zu handeln und die Patienten und Patientinnen mit der Leistung zu versorgen?

Die wartende Person verbindet die Warteliste mit Fairness und einem systematischen Prozess. Sie muss also Wissen, welche Regeln zu der Warteliste gehören. Sind PatientInnen auf Grund der Schwere ihrer Erkrankung vorzuziehen, könnte eine Regel lauten, dass der Therapeut sich vorbehält akute Notfälle vorziehen. Um das Kontrollgefühl herzustellen, haben Praxen die Möglichkeit, wöchentlich einen Fortschritt auf der Warteliste mitzuteilen und gleichzeitig den bestehenden Bedarf zu ermitteln. Das Vorgehen wäre jedoch sehr aufwändig und ist abzuwägen.

Ohne Warteliste können kurzfristige Ausfälle durch aktuelle PatientInnen ersetzt werden. Diese werden ihre Erfahrung und positive Eindrücke weitergeben. Ohne wartende Personen, gäbe es keinen der akut unfair behandelt würde. Die PatientInnen, die vorher auf andere Praxen verteilt wurden, können bereits eine Gesundheitsleistung empfangen und haben keine nachhaltig negativen Erfahrungen mit der eigenen Praxis gemacht. Klare Kommunikation und stringentes Vorgehen bilden bei den bestehenden und den verpassten Patienten und Patientinnen ein nachhaltiges Gefühl der Seriosität.

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7 P’s – Marketing in der Therapie

Die Zusammensetzung der Marketingmaßnahmen werden als sogenannter Marketing- Mix bezeichnet. Dabei geht es darum, deine Dienstleistung, also das Therapieangebot auf dem Markt zu präsentieren.

Die 7 P´s setzen sich Zusammen aus Product, Price, Promotion, Place, People, Physical Facilities und Process.

Product – Produktpolitik

Der Begriff beschreibt alle Entscheidungen und Aufgaben, die sich mit der Auswahl, Weiterentwicklung und Vermarktung deines Therapieleistungskatalogs beschäftigen.

Umfang an Therapieleistungen gegliedert nach Fachrichtungen
Anteil abrechnungsfähiger Leistungen und Selbstzahler-Leistungen
Terminintervalle
Zugang – Warteliste?
zusätzlicher Service (ausgedruckte Pläne, Rezeptanforderungen beim Arzt, digitale Termine, Interdisziplinarität, Getränkestation, Multimediales Wartezimmer, Rückrufservice, behindertengerechter Zugang)

Das Angebot kann in Angebotsbreite und Angebotstiefe beschrieben werden:

Angebotsbreite: beschreibt das übergeordnete Therapieangebot: z.B: nur Therapie in der Neurologie bildet ein schmales Angebot, da nur eine Zielgruppe angesprochen wird, bietet man Behandlungen verschiedener Fachrichtungen an wird das Angebot breiter
Ob ein schmales oder breites Angebot besteht, ist nicht ausschlaggebend für den Erfolg deiner Strategie.

Angebotstiefe: beschreibt die unterschiedlichen Formen der Behandlung: z.B: PNF, Bobath, Vojta. Das Angebot wird umso tiefer, je höher die Spezialisierung ist: Bobath – Aubaukurse usw.

Voraussetzungen für gute Produktpolitik in der Therapie:

Bestimmung der Zielgruppe (Fachrichtung, Kassenform, Selbstzahler)
Zielgruppenansprache
Spezielle Anforderung durch die Zielgruppenwahl (Interdisziplinarität, zusätzliche Ausstattung)

Der Praxisinhaber muss sich überlegen, welches Produkt er wie anbieten möchte und welche Angebotsbreite und -tiefe dies beinhaltet.

Price – Preispolitik

Festlegung der Preise von Selbstzahlern, Sätze der Privatkassen, Beihilfe, der abrechnungsfähigen Leistungen und Preissetzung eventueller Zusatzleistungen (Präventionsangebote, Gesundheitskurse, Präventionsangebote). Die Preispolitik beinhaltet alle vertraglichen Konditionen, die im Zusammenhang mit dem Therapieangebot stehen.

Das Ziel ist es, den Preis zu ermitteln, der den größtmöglichen Gewinn und die Wettbewerbsfähigkeit sichert.

Ziele:

Ermittlung des jeweiligen Preises durch Vergleiche mit Marktbegleitern, Preise der Krankenkassen und branchenähnlichen Angeboten (Fitnessstudios)
Erreichen des größtmöglichen Gewinns
Wettbewerbsfähigkeit erhalten
Sorgfältige Kalkulation bestehender Kosten (Miete, Löhne, Kreditabtragung, Leasings und flexible Kosten)
Zahlungsmodalitäten bestimmen: Barzahlung, Ratenzahlung, Überweisung
Raum-Aufwands-Quote ermitteln und berücksichtigen
Berücksichtigung der Marktsituation

Voraussetzung für eine gute Preispolitik:

Informationen der Kaufkraft von PatientInnen (abzuleiten durch Standort und Kassenform)
Kapitalaufwand für die zur Verfügung gestellte Therapie
Der Kapitalaufwand ist die Summe aus den Herstellungskosten beziehungsweise Produktionskosten plus Materialkosten einschließlich des Energieverbrauchs und der Fixkosten. Zu den Produktionskosten gehören zum Beispiel Löhne und Gehälter für Mitarbeiter in allen Bereichen. Bei den Materialkosten müssen auch Faktoren wie der Energieverbrauch berücksichtigt werden sowie alle Fixkosten.

Die Preise im Heilmittelbereich unterscheiden sich zwischen den Marktbegleitern nur gering, daher ist die Abgrenzung über den Preis nur durch deutliche Unterschiede in der Servicequalität zu erheben.

Die Preise können das Vertrauen der Patientinnen beeinflussen, sodass der Preis in einem bestimmten Rahmen agiert. In Ausnahmefällen kann er jedoch als Prestigefunktion fungieren und Patientinnen anziehen. Man spricht in dem Fall von dem Snob-Effekt.

Place – Distributionspolitik

Bei Place geht es darum zu beschreiben, wo die Therapie angeboten wird. In der Heilmittelbranche können drei Formen unterschieden werden:

In der Praxis (stationär)
Als Hausbesuch
Virtuell (Teletherapie)
durch Kooperationen in Fitnessstudios, Pflegeheimen und an externen Arbeitsplätzen

Ziele:

Festhalten der für die Therapieform und Zielgruppe geeigneten Behandlungsort

Voraussetzungen für eine gute Distributionspolitik:

Therapien sind im jeweiligen Bereich zweckmäßig durchführbar
PatientInnen haben die Möglichkeit/Fähigkeit den jeweiligen Ort zu erreichen
TherapeutInnen haben die Möglichkeit/Fähigkeit den jeweiligen Ort zu erreichen

Promotion – Kommunikationspolitik

Die Kommunikationspolitik bezweckt, eine möglichst große Gruppe von Personen, auf die Therapie aufmerksam machen zu können.

Ziel:

Therapien abrechnen können
Präsenz bei TherapeutInnen erzeugen
Positives Praxisimage erzielen

Maßnahmen:

Offline- Marketingmaßnahmen:
- Werbung in Fachzeitschriften
- Messeauftritte
- Unternehmerevents
- Ortsmessen
- Öffentliches Engagement
- Sponsoring
- Sportevents
Online-Marketingmaßnahmen
- Social Media Präsenz
- Suchmaschinenwerbung
- Google-Bewertungen
Online-Marketing:
- Newsletter
- Mailings
Persönliche Kommunikation
- Intensive Kommunikation der Inhaber mit Patienten
- Kennenlerngespräche
- Feedbackgespräche
- Austausch mit anderem Fachpersonal außerhalb der Praxis

People – Personalpolitik

Als wichtigster Baustein in der therapeutischen Versorgung, ist das Personal der Praxis zu bezeichnen. Personalpolitik in der Therapie umfasst die Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle sämtlicher Entscheidungen, die mit der Einstellung von Mitarbeitenden, dem Arbeitsplatz und -umfeld der Mitarbeitenden, Mitarbeitendenentwicklung, der Kommunikation mit den Mitarbeitenden sowie der Freisetzung der Mitarbeitenden stehen.

Positive und negative Erfahrungen mit einzelnen Therapeuten werden in direkten Bezug zum Gesamtbild der Praxis gesetzt.

Ziel:

Sozial- und fachkompetente Mitarbeiter rekrutieren, entwickeln und halten

Maßnahmen:

Konsequente Marketingmaßnahmen auf allen arbeitgebermöglichen Kanälen
Ausrichtung zu beliebter Arbeitgebermarke (Praxiskultur!)
Interne und externe Fortbildungen ermöglichen
Positive Gehaltslösungen und Zusatzleistungen
Gemeinsame Mitarbeitenden-Events anbieten (Teambuilding)
Regelmäßige Mitarbeitenden-Gespräche
Angemessene Praxisausstattung als Werkzeug des Therapierenden

Process – Kontinuierliche Prozessoptimierung

Analyse und Anpassung von Prozessen, um patientInnengerechter agieren zu können, ohne dabei die Praxisziele aus den Augen zu verlieren.

Ziel:

Hinterfragen bestehender Prozesse
Neugestaltung ineffizienter Prozesse
Neuer Blick auf Abläufe
Stetiges Einhalten von Praxiszielen

Maßnahmen:

PatientInnen-Fragebögen (Beschwerdemanagement)
Schriftliche und mündliche Mitarbeitenden-Befragungen
FMEA (Fehler-Mess-Einfluss-Analyse, Methode der Qualitätssicherung)

Physical facilities – Ausstattungspolitik

Die Ausstattungspolitik beschäftigt sich mit der physischen Ausstattung, die für eine Umsatzsteigerung sorgen. Also alle zusätzlichen Angebote, die dein Therapieangebot gewinnbringend fördern.

Standort hinsichtlich der Umgebung, Art des Gebäudes, Anbindung
Ausstattung der Praxisräume
Beschaffenheit der Praxisräume
Platzangebot (Achtung: Raum-Aufwands-Quote)
Wertigkeit der Einrichtungsgegenstände

Wie die Qualität der Einrichtung wahrgenommen wird, beeinflusst bewusst oder unbewusst den Serviceaspekt der Therapie. Die Hauptaufgabe bleibt beim Therapieren und deren Inhalte, aber der Servicegedanke ist in einem schnelllebigen Wettbewerb nicht zu unterschätzen. Insbesondere hinsichtlich zunehmenden Personalmangels ist es naheliegend, dass verfügbare Therapierende modernere Einrichtungen anderen vorziehen.

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